PRIVACY POLICY DEL GRUPPO IEG
L’interessato, avendo letto la Privacy Policy, dichiara le seguenti volontà circa le finalità del trattamento:
Profilazione avanzata (finalità 5) da parte di IEG:
Marketing diretto diverso dal soft spam (finalità 7) da parte di IEG:
Cessione dei dati da IEG a società o soggetti terzi partners di IEG e/o delle Società Controllate, per successive loro autonome azioni di marketing diretto (finalità 8a):
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Privacy UE 679/2016 (“GDPR”) informiamo che i dati personali forniti da parte dell’interessato (“Lei”), per sé o per l’organizzazione cui Lei appartiene, alla società Italian Exhibition Group S.p.A. (“IEG”) e a ICE Agenzia per la promozione all'estero e l'internazionalizzazione delle imprese italiane (“Agenzia ICE”) di seguito anche i Contitolari (“noi”), in occasione o in funzione delle attività di ricerca di buyers / operatori di settori merceologici per progetti di interesse quali manifestazioni, mostre, eventi, workshop, webinar e/o “business meeting virtuali e/o in presenza” (d’ora in poi “Eventi”), sono trattati nel rispetto dei principi di liceità, equità, correttezza, proporzionalità, necessità, esattezza, completezza e sicurezza e degli altri obblighi normativi vigenti. Gli “Eventi” si potranno svolgere anche su piattaforme on-line (Swapcard, My Agenda), sia in forma virtuale e on-site o in forma full digital, che permettono di effettuare incontri on-line fra espositori e visitatori/buyers, con la creazione, tra le altre opportunità, di un’agenda di incontri che metterà in contatto direttamente gli interessati. Le suddette piattaforme potranno essere utilizzate dal visitatore/buyer anche per richiedere contatti con gli espositori presenti sulla stessa, attraverso le seguenti azioni: salvataggio di uno o più espositori sulla lista dei “preferiti”, chat, networking, richieste di appuntamento specifiche, ecc…. E’ disponibile, per gli interessati, su questo link https://www.iegexpo.it/it/accordo-ice il contenuto essenziale dell'accordo di contitolarità ai sensi dell’articolo 26, comma 2, del Regolamento Privacy. Categorie di interessati. Operazioni di trattamento e modalità di raccolta I dati trattati riguardano i clienti (ovvero gli espositori, i visitatori, i buyers, i partecipanti a workshop, webinar e/o “business meeting virtuali e/o in presenza” che abbiano rivestito il rispettivo ruolo nel corso degli ultimi 10 anni) e i prospect (soggetti che abbiano manifestato interesse agli Eventi, nel corso degli ultimi 10 anni – ad esempio anche attraverso la consegna di proprio biglietto da visita o richiesta di informazioni o preventivi), intesi come persone fisiche di età superiore ai 14 anni che agiscono in proprio e/o come referenti interni di persone giuridiche, enti o altre organizzazioni. Le singole categorie di dati raccolti sono indicate nella nostra modulistica di raccolta che integra la presente informativa. Il trattamento avviene con strumenti elettronici e cartacei e con logiche connesse alle singole finalità sotto dichiarate. Raccogliamo i dati i) tramite form on-line o moduli cartacei o via app di pre-registrazione o di partecipazione da Lei compilati e/o acquisiti da parte di terzi operatori da noi autorizzati o ii) tramite dispositivi mobili di tipo tablet, smartphone presenti nel luogo degli Eventi. I dati raccolti potranno essere trattati dal personale da noi espressamente autorizzato, nei limiti strettamente necessari all'espletamento delle rispettive attività ad esso assegnato (per IEG ad es. uffici legale, commerciale, marketing, amministrativo, logistico, IT, controllo di gestione, ecc., Agenzia ICE nel suo complesso). Finalità del trattamento congiunte Il trattamento ha le seguenti finalità (punti da 1 a 6): 1. Adempimento di obblighi contrattuali e di legge derivanti dalla partecipazione o connessi alla partecipazione già contrattualizzata o potenziale dell’interessato agli Eventi (come ad esempio la partecipazione a incontri di business in presenza e/o virtuali attraverso videocall su specifici link on-line o piattaforme dedicate; l’iscrizione ad un webinar, ecc…). Gli espositori potrebbero presentare testi, video, presentazioni, live section; approfondimenti e percorsi su tendenze e innovazione, percorsi di visita guidati, condividere e comunicare importanti eventi aziendali, oltre ad altri servizi opzionali. I visitatori/buyers avranno a disposizione un profilo semplificato e la possibilità di ricercare tutti i profili delle aziende espositrici, nonché di interagire con i relativi contenuti (con commento pubblico su profilo, commento pubblico su contenuto, pagina evento, gruppo ecc.) modulo di contatto (per richiedere maggiori informazioni o ricercare interazione con gli organizzatori o gli espositori della piattaforma, partecipazione ad eventi, messaggi privati, gruppi su invito, etc.). IEG potrà comunicare, in adempimento al rapporto contrattuale inteso ad agevolare i rapporti fra espositori e visitatori/buyers, i dati di contatto dei visitatori/buyers che si sono dimostrati interessati a chiedere un incontro/appuntamento con l’espositore prescelto o che hanno manifestato interesse verso uno o più espositori, ai suddetti espositori, attraverso azioni specifiche (es. chat, networking, salvataggio dell’espositore nei preferiti, richieste di appuntamento specifiche, ecc…) su apposite piattaforme digitali (Swapcard, My Agenda). In tal caso i dati verranno trattati dall’espositore in qualità di Titolare Autonomo (ciascun espositore dovrà pertanto, in autonomia, procurarsi, presso gli interessati, un separato consenso informato per eventuali e ulteriori finalità di marketing diretto, poiché IEG condivide i dati personali ai soli fini del servizio suddetto ed è estranea a successivi trattamenti). 2. Pianificazione e gestione organizzativa degli Eventi, es. emissione e pagamento di titoli, accrediti e pass d’ingresso (incluso controllo del buon fine del pagamento operato tramite servizi di terzi), gestione di cartellini identificativi personali (con fototessera) a fini di security, pianificazione e gestione di specifici servizi da Lei richiestici (ad esempio servizi di traduzioni, hostess, catering, accompagnamento), comunicazione, su Sua richiesta di informazioni precontrattuali (es. programmi, proposte, ecc.) connesse agli Eventi, redazione di lettere di invito per la richiesta di visti consolari, gestione dei contratti da noi stipulati con terzi fornitori di beni e/o servizi da Lei utilizzati durante o in occasione degli Eventi; pubblicazione di nome e cognome o denominazione e ragione sociale, numero di telefono, email, nel catalogo pubblico on-line e cartaceo dell’Evento cui Lei partecipa; comunicazione, da parte di IEG, di informazioni (es. programmi, proposte, aggiornamenti, avvisi, promemoria, ecc.) connesse agli Eventi. Per la migliore organizzazione e la completa realizzazione dei “business meeting virtuali e/o in presenza”, IEG potrebbe prevedere l’invio dell’indirizzo e-mail del buyer all’espositore e viceversa, qualora fosse già stato pianificato un incontro virtuale e/o in presenza e lo stesso fosse successivamente saltato per cause di forza maggiore. Attraverso lo scambio degli indirizzi e-mail gli interessati potranno provvedere, in autonomia, a ricalendarizzare l’incontro secondo le proprie disponibilità e comunque a inviarsi comunicazioni di loro interesse. Nell’ambito della suddetta finalità IEG potrà offrire al visitatore/buyer anche la possibilità di utilizzare la tecnologia QR code (il QR Code è generato dal fornitore - nominato Responsabile Esterno del Trattamento di IEG – Vivaticket), con cui il visitatore/buyer potrà trasmettere i propri dati direttamente all’espositore di interesse presso il suo stand, oppure, al medesimo fine, scansionare il QR code presente presso lo stand dell’espositore prescelto. In entrambi i casi i dati verranno trattati dall’espositore in qualità di Titolare Autonomo (ciascun espositore dovrà pertanto, in autonomia, procurarsi, presso gli interessati, un separato consenso informato per eventuali e ulteriori finalità di marketing diretto), poiché IEG condivide i dati personali ai soli fini del servizio suddetto ed è estranea a successivi trattamenti). 3. Invio, esclusivamente da parte di IEG, (tramite email, posta ordinaria, sms, mms, messaggi push-up, funzioni di messaggistica istantanea tipo WhatsApp, telefax, chiamate telefoniche con operatore, social network e altri strumenti automatizzati) di comunicazioni commerciali, pubblicità e offerte di vendita di prodotti/servizi affini a quelli di Suo interesse ovvero relativi a prodotti/servizi fieristico/congressuali e/o ad essi correlati (es. editoria di settore, webinar, business meeting virtuali e/o in presenza, etc.) - nel complesso attività definite come “soft spam”. 4. Finalità esclusive di Agenzia ICE Esclusivamente da parte di Agenzia ICE, i dati personali sono raccolti, trattati, utilizzati e diffusi unicamente per le finalità istituzionali come previsto dall'art. 14 comma 20 D.L. 98/2011 convertito in Legge 111/2011, come sostituito dall'art. 22 comma 6 D.L. 201/2011 convertito in Legge 214/2011 e modificato dall’art.2 cc. 6 e 7 del D.L. 104/2019 convertito dalla L. 132/2019, e tal fine saranno inseriti nella banca dati dell'Agenzia ICE. 5. Profilazione (svolta esclusivamente da parte di IEG). La profilazione rileva ai fini privacy solo se riguarda persone fisiche, cioè ditte individuali o società di persone e relativi soci/amministratori, oppure referenti interni di società di capitali, enti od organizzazioni. La profilazione utilizza alcuni dati da Lei fornitici e talora li associa a dati societari tratti da banche dati pubbliche (es. Registro Imprese CCIAA). In particolare, analizziamo i seguenti dati, nel caso di partecipanti a webinar, partecipanti a “business meeting virtuali e/o in presenza”: nome e cognome, dati di contatto, nazione di provenienza, settore di appartenenza, professionalità/argomenti trattati. In alcuni casi, se Lei è un cliente o un prospect, associamo i dati da Lei fornitici a ulteriori Suoi dati personali acquisiti durante la Sua navigazione sui nostri siti web o durante l’uso dei servizi erogati da tali siti (es. cookies relativi alle pagine del nostro sito web che ha visitato, al paese da cui Lei si collega) o tramite altri canali di comunicazione (es. social media) o tramite servizi di invio massivo di email commerciali (es. quali messaggi le sono arrivati, quali email Lei ha aperto, quali proposte Lei ha accettato mediante specifiche azioni quali quella di aprire un allegato o aderire ad una nostra richiesta di linkare a landing pages o ad allegati al messaggio email, ecc.). Nel caso di buyers/visitatori, i seguenti dati: nome e cognome, ragione sociale dell’organizzazione di appartenenza, dati di contatto, posizione lavorativa e livello di responsabilità del referente, residenza o sede, paese di provenienza, sito web, anno di fondazione dell’azienda, fatturato, nr. dipendenti, settore di attività, percentuale di business connesso all’Italia e all’estero, regioni italiane ed estere di interesse, principali categorie di prodotti o servizi di interesse del buyer e/o commercializzati dallo stesso (anche in termini percentuali di vendita per area geografica), categorie di clienti dell’azienda, scopo della visita. La profilazione ci permette, in particolare, di limitare l’invio a Lei di comunicazioni promozionali non pertinenti alle Sue probabili aspettative ed esigenze o tramite canali non graditi. La limitata natura della profilazione non La esclude da vantaggi specifici o dalla possibilità di esercitare liberamente i Suoi diritti privacy, né ha particolari effetti giuridici; in particolare essa non pregiudica in alcun modo la Sua possibilità di partecipare agli Eventi e/o di usufruire dei nostri servizi (es. pre-registrazione on-line, acquisto servizi). 6. Solo previo suo separato consenso: comunicazione dei dati a nostri terzi partners (es. organizzatori degli Eventi, espositori per i quali ad es. il visitatore/buyer non ha espresso interesse o altri operatori attivi negli Eventi), per autonome azioni di marketing diretto relativi a beni/servizi inerenti tali terzi partner. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO. OBBLIGATORIETÀ O FACOLTATIVITÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO Il trattamento per le finalità sub 1 ha la sua base giuridica nella nostra necessità di adempiere agli obblighi assunti tramite il contratto stipulato o da stipularsi con Lei (e di svolgere tutte le azioni funzionali alla corretta e completa esecuzione degli impegni ivi assunti) e/o agli obblighi di legge ad esso connessi, tra cui agevolare la gestione dei rapporti tra espositori e buyers. Pertanto tale trattamento non richiede un Suo preventivo consenso e Lei è altresì libero di non conferire i Suoi dati, tuttavia, in tal caso, non potremo stipulare il contratto richiesto e/o erogare regolarmente la prestazione richiesta da Lei o dall’organizzazione cui Lei appartiene (es. farLa partecipare all’Evento d’interesse e fornirLe i servizi connessi per esempio per il webinar di interesse e/o al business meeting virtuale e/o in presenza di interesse) e/o non potremo adempiere agli obblighi di legge connessi al contratto. Il trattamento per le finalità sub 2 ha la sua base giuridica nel nostro legittimo interesse di organizzare gli Eventi, pianificare e gestire tutte le attività organizzative utili a permetterLe di partecipare in modo efficiente ed efficace agli Eventi e di gestire i contatti con gli espositori di interesse. (Ad esempio aderendo e perfezionando la richiesta di partecipazione ad un webinar, Lei potrà ricevere, tramite e-mail, aggiornamenti / avvisi e/o promemoria relativi ai webinar di interesse o affini a quelli di suo interesse; aderendo al business meeting virtuale e/o in presenza potrebbe ricevere l’indirizzo email del buyer e/o espositore di suo interesse per procedere in autonomia, attraverso la piattaforma messa a disposizione da IEG, ad organizzare quegli incontri che non si sono realizzati o sono stati cancellati o rinviati.) In particolar modo la richiesta di dati e documenti personali, soprattutto per gli ospiti stranieri, renderà più affidabile la comprensione corretta dei dati stessi, ma soprattutto più sicuro l’accertamento dell’affidabilità dell’azienda che richiede un visto d’ingresso. Pertanto tale trattamento non richiede un Suo preventivo consenso. Lei è libero di non conferire i dati, ma in tal caso non potrà partecipare all’Evento. Nel caso di un Evento come il webinar o il business meeting virtuale potrebbe venirLe richiesto di attivare le telecamere del pc per una migliore e più proficua relazione e comunicazione tra i partecipanti all’evento ed il relatore dello stesso. Lei sarà libero di decidere di non attivare la telecamera e anche in tal caso potrà partecipare al webinar. Il trattamento per le finalità sub 3 (soft spam) ha la sua base giuridica nel legittimo interesse di Italian Exhibition Group a ricontattare liberamente i nostri clienti, nonché i prospect, al fine di poter loro proporre tramite canali elettronici/telefonici/cartacei nuove opportunità relative a servizi o prodotti analoghi a quelli precedentemente acquistati/ contrattualizzati (nel caso dei clienti) oppure a quelli per i quali è stato manifestato interesse (nel caso dei prospect), ovvero relativi a prodotti/servizi fieristico/congressuali e/o ad essi correlati. (es. editoria di settore, webinar, business meeting virtuali e/o in presenza, etc.). Pertanto il cd. soft spam, appena descritto, può lecitamente avvenire anche senza Suo previo consenso, che quindi non è necessario. Il trattamento per le finalità sub 4 (attività poste in essere da ICE Agenzia) si fonda sulle seguenti basi giuridiche: (i) il trattamento è necessario per l’esercizio di attività di pubblico interesse svolte dal Titolare art. 6 co. 1 lettera “e”; (ii), il trattamento è necessario per adempiere obblighi legali a cui è soggetto il titolare del trattamento, es. obblighi di legge, regolamento, esecuzione di provvedimenti dell’autorità giudiziaria o amministrativa (art. 6 co.1 lettera “c”) del Regolamento. I dati personali fornitici saranno utilizzati per organizzare gli eventi e gli incoming di buyer esteri, gestire ogni relativa attività organizzativa si rendesse necessaria per il buon fine dell’Evento a cui partecipa. I Suoi dati personali inoltre confluiranno nella Banca Dati Centrale (BDC) dell’Agenzia ICE potranno inoltre essere utilizzati nell’ambito della propria attività istituzionale e dunque per promuovere e sviluppare il commercio del suo prodotto e/o servizio all’estero, come previsto dell’art. 14, comma 20, D.L.98/11 convertito in L.111/11 come sostituito dall’art. 22 c. 6 D.L. 201/11 convertito in L.214/11 e modificato dall'art.2 cc. 6 e 7 del D.L. 104/2019 convertito dalla L.132/2019. I suoi dati potranno, quindi, essere utilizzati per l’invio di proposte di partecipazione ad altre iniziative organizzate dal Titolare quali fiere, workshop, seminari, corsi di formazione, ecc. ed utilizzati per proporre la rilevazione della customer satisfaction ed effettuare altri sondaggi attinenti alle attività istituzionale e di pubblico interesse. Il trattamento per le finalità sub 5 (profilazione - operata esclusivamente da IEG) ha base giuridica nell’ interesse legittimo di IEG di mantenere e analizzare un limitato set di informazioni che La riguardano, per poterLa più efficacemente ricontattare nel caso Lei sia un nostro cliente o prospect. Stante il limitato perimetro di dati utilizzato nella profilazione, essa avviene anche senza suo previo consenso, che quindi non è necessario. Il trattamento per le finalità sub 6 (cessione dati a terzi) avviene solo previo Suo specifico consenso espresso (costituente, quindi, la base giuridica di liceità del trattamento). Il consenso richiestoLe può essere da Lei liberamente negato, senza pregiudizio al Suo diritto di partecipare agli Eventi e/o di ottenere le prestazioni da Lei richiesteci. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI Per le finalità sub 1 e 2 i dati sono da noi comunicati a: fornitori del servizio di gestione e manutenzione dei nostri sistemi informatici, siti web e banche dati, fotografi e/o videomakers che realizzano i materiali video-audio o la relativa post-produzione, giornalisti e testate giornalistiche, rappresentanze diplomatiche, consulenti, banche (per l’esecuzione o la ricezione di pagamenti connessi agli Eventi), a società affidatarie di servizi necessari per l’organizzazione e gestione degli Eventi (es. installazione di allestimenti e attrezzature, editori di cataloghi cartacei e on-line, logistica, security, ecc.) a personale dei Contitolari autorizzato a trattare i dati (area Comunicazione, Travel, Sales, Marketing, ecc…), ad eventuali espositori di interesse del visitatore/buyer per poter fissare gli incontri virtuali e/o on-site in adempimento al rapporto contrattuale e/o per interagire con gli stessi. Per le finalità sub 4, Agenzia ICE potrà comunicare i dati a soggetti che svolgono attività di controllo, enti o amministrazione pubbliche, ivi incluse autorità fiscali, nonché soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali, o per l’espletamento delle obbligazioni scaturenti dalla relazione contrattuale, compresa l’esigenza di difesa in giudizio. Per le finalità sub 3 e 5 i dati sono comunicati a: società incaricate di operare analisi di marketing, agenzie di pubblicità, comunicazione e/o pubbliche relazioni, società di editoria digitale e cartacea che producono nostri materiali pubblicitari o promozionali, società di produzione di siti web o blog, società di web marketing, soggetti incaricati della ideazione e/o manutenzione di materiali promozionali, società di gestione e manutenzione dei sistemi informatici, siti web e database utilizzati per organizzare e gestire gli Eventi, agenzie di immagine. Tali terzi tratteranno i dati in veste di Responsabili Esterni attenendosi alle nostre direttive scritte e sotto la nostra vigilanza. Per tutte le suddette finalità comunichiamo inoltre i dati a terzi partner commerciali che partecipano alla realizzazione e/o promozione degli Eventi, che tratteranno i dati quali titolari autonomi (ad es. gli espositori per cui si è espresso interesse tramite azioni specifiche sulle piattaforme digitali) o contitolari o responsabili esterni, tra cui in particolare, Swapcard Corporation con sede legale in 6 rue de Paradis – Parigi - https://www.swapcard.com/privacy-policy/, che fornisce una delle piattaforme digitali presenti. Lei può chiederci un elenco dei contitolari, titolari autonomi e responsabili (vedi la sezione “diritti dell’interessato” della presente informativa). TRASFERIMENTO ALL’ESTERO DI DATI IEG comunica i dati a terzi destinatari aventi sede extra-UE (società controllate dal Titolare, partners - es. Repubblica Popolare Cinese, Emirati Arabi Uniti, Colombia, Hong-Kong - fornitori di servizi cloud, oppure fornitori e clienti (di seguito gli “importatori”). L’elenco dei soggetti terzi destinatari dei dati è disponibile sul sito al link https://www.iegexpo.it/images/TAB.IMPORTATORI_DI_DATI_30.07.2019.pdf Tale trasferimento dati ha luogo a fronte di adeguate garanzie, costituite dalla previa stipula da parte del terzo importatore di un accordo contrattuale con noi mediante il quale egli, per i trattamenti di propria competenza, si impegna al rispetto di obblighi privacy sostanzialmente equivalenti a quelli previsti dalla normativa UE a ns. carico (tramite l’utilizzo di clausole contrattuali standard - o “CCS” - conformi come minimo al testo adottato dalla Commissione UE, salvo eventuali integrazioni e/o modifiche più favorevoli all’interessato). In taluni casi di trasferimento dati verso fornitori cloud aventi sede o datacenter extra-UE, tali fornitori sono soggetti ai poteri di regolamentazione di autorità pubbliche locali e in alcune situazioni, in base alla normativa estera, (negli USA: la Federal Trade Commission, l’Art. 702 della FISA e l’Executive Order EO 12333) l’importatore potrebbe essere obbligato a comunicare i dati personali trasferiti, in risposta a richieste pervenutegli da autorità pubbliche, per soddisfare i requisiti di sicurezza nazionale (es. antiterrorismo) o di applicazione della legge locale (con conseguenti possibili accessi ai dati, di cui l’importatore in base alla normativa locale potrebbe dover non dare avviso all’esportatore e all’interessato, i quali non potranno quindi esercitare i relativi diritti normalmente riconosciuti dal GDPR). Pertanto, in astratto, non si può escludere il rischio che in determinate quanto eccezionali situazioni legate ai citati specifici requisiti l'autorità pubblica estera possa trattare tali dati senza che si applichino all’interessato tutele sostanzialmente equivalenti a quelle previste dal GDPR. Tuttavia, il rischio che in concreto ricorra effettivamente un interesse dell’autorità pubblica americana ad applicare ai dati trasferiti la normativa locale appare essere di fatto ragionevolmente trascurabile sulla base delle seguenti circostanze: i) la prestazione dell’esportatore (IEG) in favore degli interessati di cui l’importatore tratta i dati e il conseguente trattamento dati, hanno un oggetto limitato (l’erogazione di servizi fieristici) e uno scopo limitato (la gestione di processi tecnico-organizzativo funzionali ai citati servizi e l’adempimento di obblighi di legge); la prestazione non comporta la pubblicazione di opinioni personali, commenti o informazioni simili, né la messa a disposizione di servizi o prodotti impiegabili in attività contro la sicurezza nazionale; ii) risultano circoscritte le tipologie di dati personali trasferiti (es. dati anagrafici, di contatto, contrattuali, amministrativi); non vengono trasferiti categorie particolari di dati (es. su opinioni politiche e religiose, biometrici); sono limitate le categorie di interessati cui i dati si riferiscono (espositori, visitatori, partecipanti a Manifestazioni, buyers, giornalisti, relatori) e le stesse riguardano operatori appartenenti a categorie merceologiche o economiche che non sono ragionevolmente rilevanti con riguardo a finalità di sicurezza nazionale (es. turismo, wellness, movimentazione macchine, attività sportive, e via dicendo). Pertanto, IEG reputa che le CCS applicate nel rapporto con gli importatori (in particolare USA) in concreto garantiscano effettivamente una tutela dei diritti degli interessati sostanzialmente analoga a quella prevista dal GDPR, a prescindere dall’applicazione di eventuali misure supplementari al trattamento in esame. L'adozione di misure supplementari pattizie da parte di IEG nei confronti degli importatori (es. obblighi di comunicazione degli accessi pubblici, facoltà di sospendere o cessare il trasferimento e di risolvere il contratto con l’importatore, e simili), potrà essere introdotta in qualsiasi momento da parte dell’esportatore all’esito di eventuali indicazioni fornite agli operatori dall’EDPB – European Data Protection Board all’esito della sentenza delle Corte di Giustizia delle Comunità Europee (CGCE del 17 luglio 2020 che ha dichiarato invalida nei rapporti UE la convenzione bilaterale denominata “Scudo Privacy”). Il trasferimento dei dati verso il Paese extra-UE avviene comunque anche perché è necessario all’esecuzione di i) un contratto concluso tra l’interessato e IEG e/o di misure precontrattuali adottate su istanza dell’interessato, oppure ii) di un contratto stipulato tra IEG ed un’altra persona fisica o giuridica (es. ns. società controllata, fornitore, aventi sede extra-UE, ecc.) in favore dell’interessato. Agenzia ICE non effettua il trasferimento di dati all’estero. DURATA DEL TRATTAMENTO Nel caso delle finalità sub 1 e/o 2 i contitolari trattano i dati per 10 anni dalla data di stipula del contratto (nel caso di clienti), iscrizione al webinar di interesse e/o al business meeting virtuale e/o in presenza o dalla raccolta del dato dell’interessato (nel caso dei prospect). Nel caso delle finalità sub 3 e 5 IEG tratta i dati per 10 anni dalla raccolta del dato dell’interessato (nel caso di clienti e prospect). Nel caso della finalità sub 4 (esclusiva di Agenzia ICE), i dati personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità o in base alle scadenze previste dalle norme di legge. IEG Tratta i dati per un periodo di 60 giorni, dopo il termine di ciascun Evento, nel caso di dati resi disponibili presso punti di raccolta delle richieste di assistenza comunicateci da parte di visitatori e espositori (incluso desk assicurativo, Info point e Pronto Soccorso). IEG Tratta I dati di certificazione delle Manifestazioni/Eventi fino al termine della certificazione e quindi fino a certificazione avvenuta. IEG Tratta i dati necessari per le finalità di sicurezza informatica (es. registrazioni di log-in, log falliti e log-out, in sede di accesso ad aree riservate nei siti web IEG relativi agli Eventi) per 1 anno dalla raccolta. Le registrazioni dei logs relativi alla lettura di informative privacy on-line di IEG e alle azioni on-line (es. click, flag e simili) tramite le quali avviene la comunicazione a IEG del consenso dell’interessato vengono conservate per 10 anni dalla raccolta. I dati connessi al servizio di “Business Matching” erogato durante gli Eventi sono trattati da IEG per 3 mesi dal termine del singolo Evento cui si riferiscono. I dati connessi alla redazione di lettere di invito per la richiesta di visti consolari (ad es. copia del passaporto, ecc…) sono trattati da IEG per 3 mesi dal termine del singolo Evento cui si riferiscono. Cessata la suddetta rispettiva durata massima (per i trattamenti sub 1,2,3 e 5 svolti da IEG) i dati personali sono definitivamente distrutti oppure resi totalmente anonimi dalla stessa. Per il trattamento sub 4(esclusivo di Agenzia ICE), i dati personali potranno essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente ai fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica e storica o ai fini statistici fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal Regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato. In caso di contenzioso tra Lei e i Contitolari o terzi fornitori dei Contitolari, i Contitolari trattano i dati per il tempo necessario ad esercitare la tutela dei diritti dei Contitolari o dei loro fornitori e cioè fino all’emissione e integrale esecuzione di un provvedimento avente valore di giudicato tra le parti o di una transazione. DIRITTI DELL’INTERESSATO Lei ha il diritto di: - chiederci la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato. - qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale, l'interessato ha il diritto di essere informato dell'esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento; - richiedere, ed ottenere senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati inesatti; tenuto conto delle finalità del trattamento, l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa; - richiedere la cancellazione dei dati se a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) l'interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c) l'interessato si oppone al trattamento, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento operato per finalità di marketing diretto (compresa la profilazione funzionale a tale marketing diretto); d) i dati personali sono stati trattati illecitamente; e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento; f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all'offerta di servizi della società dell'informazione. - richiedere la limitazione del trattamento che La riguarda, quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l'interessato si è opposto al trattamento svolto per finalità di marketing diretto, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.; - ottenere dal titolare del trattamento, su richiesta, la comunicazione dei terzi destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali; - revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento ove in precedenza comunicato per una o più specifiche finalità dei propri dati personali, restando inteso che ciò non pregiudicherà la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. - ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano da Lei fornitici e, se tecnicamente fattibile, di far trasmettere tali dati direttamente a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte nostra, qualora ricorra la seguente condizione (cumulativa): a) il trattamento si basi sul consenso dell’interessato per una o più specifiche finalità, o su un contratto di cui l’interessato è parte e alla cui esecuzione il trattamento è necessario; e b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati (software) - complessivo diritto alla c.d. “portabilità”. L’esercizio del diritto c.d. alla portabilità fa salvo il diritto alla cancellazione sopra previsto; - non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona. - proporre reclamo all’Autorità di controllo competente in base al GDPR (quella della sua sede di residenza o domicilio); in Italia essa è il Garante della protezione dei dati personali. Lei può esercitare i suoi diritti scrivendo a: ConTitolare del trattamento Italian Exhibition Group S.p.A., con sede in Via Emilia, 155 – 47921 Rimini (Italia), indirizzo e-mail: privacy@iegexpo.it. Al fine di garantire l’osservanza del GDPR e delle leggi applicabili al trattamento dei dati personali, IEG ha nominato come Data Protection Officer l’Avv. Luca De Muri, domiciliato per la carica presso Italian Exhibition Group S.p.A. ConTitolare del trattamento Agenzia ICE, con sede in Via Liszt, 21 – 00144 Roma (Italia), indirizzo e-mail: privacy@ice.it. Al fine di garantire l’osservanza del GDPR e delle leggi applicabili al trattamento dei dati personali, ICE ha nominato come Data Protection Officer il dott. Simonluca Dettori, dipendente interno. Il Legale Rappresentante dell’azienda o il Rappresentante dell’organizzazione si impegna a comunicare la presente Informativa anche agli altri soggetti appartenenti all’azienda o all’organizzazione medesima e di cui dichiara di fornire legittimamente i relativi dati. Parimenti il consenso prestato per le finalità sub 6 da parte del Legale Rappresentante dell’azienda o dal Rappresentante dell’organizzazione, si intende esteso anche agli altri soggetti appartenenti all’azienda o all’organizzazione medesima e di cui lo stesso dichiara di fornire legittimamente i relativi dati. 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